Chercher un modèle de main courante, c'est presque toujours chercher deux choses à la fois : une trame prête à l'emploi, et la certitude de ne rien oublier d'important. La deuxième compte plus que la première, parce qu'une main courante bien mise en page mais incomplète ne sert à rien le jour où on en a besoin.
Cette page donne la trame, puis explique pourquoi chaque champ y figure.
La trame
Une main courante exploitable comporte un en-tête par vacation et une ligne par événement.
En-tête de vacation
| Champ | Exemple | |---|---| | Site et adresse | Site logistique Nord, 12 rue des Ateliers | | Date de la vacation | 07/08/2026 | | Heure de prise et de fin de poste | 19h00 – 07h00 | | Nom et prénom de l'agent | — | | Numéro de carte professionnelle | — | | Consignes particulières du jour | — |
Ligne d'événement
| Champ | Pourquoi il y est | |---|---| | Heure précise | Un événement sans heure n'est pas opposable | | Lieu ou point de contrôle | Situe l'observation dans le site | | Nature de l'événement | Ronde, anomalie, intervention, accueil, alarme | | Description factuelle | Ce qui a été constaté, pas ce qui est supposé | | Suite donnée | Personne prévenue, heure, décision | | Clôture | Résolu, en cours, transmis à la relève |
Les trois règles qui font la différence
Écrire des faits, pas des interprétations. « Porte de secours nord ouverte, aucun matériel visible manquant » est exploitable. « Tentative d'intrusion probable » ne l'est pas : c'est une conclusion, et elle sera contestée. La conclusion appartient à l'enquête, pas au registre.
Ne jamais laisser un événement sans suite. Une anomalie consignée sans mention de la personne prévenue ni de la décision prise met l'agent en difficulté, pas l'entreprise cliente. La ligne « suite donnée » est la protection de celui qui écrit.
Ne pas corriger en effaçant. Une rature, un blanc correcteur ou une ligne réécrite fragilisent tout le registre, pas seulement la ligne concernée. La correction se fait par une nouvelle entrée qui renvoie à la précédente, en laissant les deux visibles.
Ce qu'il ne faut pas y mettre
C'est la partie que les modèles gratuits omettent, et c'est celle qui expose.
La main courante consigne des faits liés à la mission. Elle n'a pas vocation à recevoir des appréciations sur les personnes, des données de santé, des éléments relevant de la vie privée des salariés du site, ni des informations sur des tiers sans lien avec un événement de sécurité.
Dès lors que le registre identifie des personnes, il constitue un traitement de données personnelles : il faut une durée de conservation définie, un accès restreint aux personnes qui en ont besoin, et une purge effective à l'échéance. Un cahier conservé « depuis toujours » dans un bureau de poste de garde ne respecte aucune de ces trois conditions.
Papier ou numérique : ce qui change vraiment
Le papier n'est pas interdit et reste parfaitement valable. Ses limites sont pratiques :
- Il est difficile de prouver qu'une page n'a pas été ajoutée ou remplacée après coup.
- La recherche d'un événement de l'an dernier prend un temps disproportionné.
- Le registre vit sur le site, donc l'exploitation ne le lit pas en temps réel.
- La purge à l'échéance suppose que quelqu'un s'en occupe physiquement.
Le format numérique répond à ces quatre points à une condition : que l'horodatage soit celui de l'événement sur le terminal et non celui de la synchronisation. Sinon, tout ce qui est saisi dans un local sans réseau se retrouve daté de la fin de vacation, et le registre affirme quelque chose de faux.
Comment passer de la trame au registre
Si vous partez du papier, la transition qui tient est la même partout : deux semaines de double saisie sur un seul site, celui qui pose le plus de problèmes et non le plus simple. On compare les deux registres chaque semaine ; les écarts sont la liste de ce qu'il reste à paramétrer. Le papier s'arrête quand il n'y a plus d'écart pendant sept jours.
Le registre papier antérieur ne se recopie pas. Il s'archive à sa date de clôture, et on documente la date exacte de bascule pour que la coexistence des deux formats s'explique d'elle-même.
Ce que nous proposons
La trame ci-dessus est celle qui est configurée par défaut : en-tête de vacation avec agent identifié et numéro de carte professionnelle, ligne d'événement avec heure de saisie sur le terminal, lieu, nature, description, suite donnée et clôture. Les corrections sont enregistrées comme de nouvelles entrées référençant l'originale, sans écrasement. La durée de conservation est paramétrable par site, avec purge automatique à l'échéance.
Pour aller plus loin
- /blog/main-courante-electronique-format-legal — valeur juridique et durée de conservation.
- /blog/ronde-technique-vs-ronde-de-securite — pourquoi séparer le registre technique du registre de sécurité.
- /conformite/rgpd — conformité RGPD appliquée aux registres de rondes.